הדרכה וארגון לומד - מסיסמה ליישום בשטח - עוד אופיר צומן
 

הדרכה וארגון לומד - מסיסמה ליישום בשטח

מאת: עו"ד אופיר צומן, מאי 2009

 

מתוך הניוזלטר הדרכה ופרזנטציה תכל'ס - כל הזכויות שמורות ©

  
 

מנהיגי הדרכה

מנהלים אוהבים להגיד "אנחנו ארגון לומד". זה נשמע טוב בתוך הארגון וזה נשמע עוד יותר טוב כשאומרים את זה בכנסים מחוץ לארגון. עם זאת בארגונים רבים מתרחשת הלמידה הארגונית באופן אינטואיטיבי בלבד. מטרת המאמר היא לסייע למנהלי הדרכה ולמנהלי משאבי אנוש להפוך את הלמידה הארגונית האינטואיטיבית ללמידה ארגונית שיטתית. החוקר סנג'י הוא זה שטבע את המונח "ארגון לומד". בתור אנשים לומדים אנו יודעים שכל למידה כרוכה באי נוחות כלשהי - השקעת זמן, השקעת אנרגיות, וויתור על פעולות נוחות יותר, והכל למען תועלת עתידית לא וודאית. הקושי גדל פי כמה כשאנו נדרשים להוביל למידה מערכתית. למידה ארגונית נחשבת לאחת הפעילויות החשובות ביותר הן להשרדותם של ארגונים והן לצמיחתם. חוקרים מציינים שלושה מסלולים התפתחותיים בלמידה ארגונית: למידה של יחיד, למידה בקבוצה ולמידה של הארגון כולו. פופר, בספרו "על מנהלים כמנהיגים" מציין שלצורך הובלת מערכת ארגונית לביצוע מיטבי דרושים מנהיגים עם חזון וכושר ביצוע. אם אתם רואים את עצמכם מנהיגי הדרכה, כדאי שתמשיכו לקרוא.

 

מאפייני ארגון לומד

אנשים רבים סולדים מתיאוריות, אנשים אוהבים "תכל'ס". הפסיכולוג הידוע קורט לוין, הנחשב אבי הפסיכולוגיה החברתית, אמר פעם שאין דבר יותר פרקטי מתיאוריה טובה. ברוח דבריו של קורט לוין - תיאוריה טובה היא דרך להפוך את החשיבה האינטואיטיבית לחשיבה שיטתית. היכרות עם החשיבה השיטתית מסייעת לבצע פעולות תכל'ס.

הספרות המחקרית עוסקת זה שנים רבות במהותה של למידה ארגונית. ברוב המודלים העוסקים בארגון לומד מצויים שלושה שלבי פעילות עקרוניים: איסוף שיטתי של מידע חדש, תיעוד המידע בתור "זיכרון ארגוני" והפצת המידע ושימוש חוזר בו במידת הצורך. אף על פי שחוקרים שונים מתייחסים ללמידה ארגונית באופנים שונים, ניתן לקבץ רשימת מאפיינים מוסכמת פחות או יותר של ארגון לומד, הקשורים זה לזה:

 

  1. למידה כערך וכחזון - אין כח חזק מחזון ומערכים משותפים לכולם. אחד המרכיבים החשובים, אם לא החשוב ביותר, לצורך הפיכתו של ארגון ל"ארגון לומד" הוא אסטרטגיה ארגונית לפיה הלמידה היא השקעה ולא הוצאה. חוקרים מציינים כי הלמידה היא גם המשאב החשוב ביותר בעריכת שינויים בארגון. מנגנוני הלמידה צריכים להיות מושרשים כך שאין עליהם עוררין גם בתקופות שפל כלכלי.
    מנהלים בכירים בארגונים רבים אינם מכירים בחשיבות ההדרכה כיוון שאינם מגיעים מרקע הדרכתי. מנהלי הדרכה יכולים לנסות ולשכנע אותם על ידי אנלוגיה להתייחסותם של ראש הממשלה והשרים למשרד החינוך. יש להניח שגם בקרב המנהלים הבכירים בארגון, כמו בקרב הציבור כולו, קיימת תחושה קשה כלפי הפוליטיקאים הבכירים המצהירים כי החינוך הוא יעד אסטרטגי, אך ברגע ההצבעה על התקציב לא נוקפים אצבע כדי להפכו בפועל לכזה. עכשיו בואו נדבר על הארגון שלנו...

  2. איסוף ידע מתוך הארגון - הפעילות הארגונית מייצרת ידע רב: תהליכי מתן שירות או מכירה ללקוחות שונים, נהלי התקנה, סיכומי ישיבות, רעיונות, הצעות לשיפור ועוד. הלמידה צריכה לכלול תחום רחב של פעילויות ולא להתמקד רק בתחום קטן כזה או אחר, באותה מידה שתלמיד בית ספר לומד את כל המקצועות ולא רק חשבון. איסוף שיטתי של הנתונים ויצירת בסיסי ידע הן מרכיב חשוב והכרחי בהפיכת הארגון ל"ארגון לומד". בכלל זה ניתן להוסיף גם איסוף נתונים מנסיון העבר בארגון ולמידה משיטות ומנסיון מוצלח של ארגונים אחרים, המכונה בשפה המקצועית "best practice".

  3. רכישת ידע מחוץ לארגון - ידע תאורטי ומעשי רב מצוי אצל מומחי תוכן מחוץ לארגון. גם במקרים בהם מעוניין הארגון לחסוך עלויות - אל לו להסתגר בתוך עצמו ולהניח שכל הידע מצוי בבית.
    לפני כ 15 שנה, במסגרת טיול בארה"ב, הזדמן לי להגיע לבית כנסת בניו ג'רזי ולהשתתף בדרשה של רב הקהילה. סיפור אחד של הרב נחרט עד היום בזיכרוני: הראו לקבוצה של ילדים יהודיים תמונות של סמלים יהודיים שונים שאותם זיהו הילדים ללא קושי: מגן דוד, מנורה, ירושלים ועוד. אחת התמונות היתה של סנטה קלאוס, והילדים החלו לצחוק. שאלו אותם מדוע הם צוחקים, והם ענו ש "הרבי עם המצנפת האדומה מאוד מצחיק". המסקנה של הרב היתה שאמנם חשוב מאוד ללמוד על הסמלים והמאפיינים של הקהילה הפנימית שלך, אך לא פחות חשוב ללמוד על מאפייני הסביבה שבה פועלת הקהילה.

  4. הפצת ידע בתוך הארגון - הפצה מהירה, שקופה, פורמלית ויזומה מצד הארגון. זוהי למעשה תקשורת ארגונית יעילה המאפשרת למידע להיות נגיש לכל חבר בארגון.

  5. תיקון הפעילות לאור הידע שנאסף ועובד -  אין משמעות לאיסוף מידע ועיבודו אם דבר לא משתנה בפעילות בשטח. לשם כך דרושה מנהיגות ביצועית מצד מנהלי ההדרכה בארגון. יש לשים דגש לא רק על שיפור התוצאות אלא גם על שיפור התהליכים, למשל שינוי אופן ביצוע הכשרות, ישיבות, תרבות הדיון ועוד.

  6. למידה שיתופית -  ידע קבוצתי עדיף על ידע פרסונלי. קראתי לא מזמן על סקר שנערך בקרב קבוצה של חתני פרס נובל למדעים ובדק האם הם משתמשים בוויקיפדיה. למרבה ההפתעה 50% מהם דיווחו שהם משתמשים בוויקיפדיה. כלומר גם האנשים החכמים בתבל משתמשים בידע קבוצתי. להבדיל - בארגונים שבהם קיימת בין החברים תחרות על משאבים - מונצחת תרבות בידול הפוגעת ביכולת השיתוף בידע.

  7. פתיחות ואמון הדדי - קיומם של פורומים פתוחים המעודדים דיון, שאילת שאלות, סובלנות למחלוקות ולעימות. עידוד היכולת להיות גלויים ולחשוף מחשבות ופעולות בפני אחרים לצורך קבלת משוב. עידוד לקיחת סיכונים מבוקרים ונסיונות ליישם רעיונות חדשים. היבט חשוב של פתיחות הוא סובלנות ארגונית כלפי כשלונות - למידה ארגונית היא תהליך ארוך העלול לגרום לטעויות, לירידה בתפוקה וגם למחסור בזמן (שכן חלק מהזמן הולך לאיסוף, תיעוד והפצת המידע). אי הסלחנות הארגונית המיידית לכל נזק הנובע מטעות נמצא בעוכרי הלמידה הארגונית. אחת מתופעות הלוואי של חוסר פתיחות היא חוסר הרצון של עובדים ומנהלים להודות בטעות, לא רק כלפי הממונים, אלא גם כלפי עצמם. מצב זה יכול להוביל לאי שיתוף בידע מטעמי רצון להתגונן או רצון לשמור על עמדת כח או תחרות על משאבים. חוקרים שונים טוענים כי רוב האנשים פיתחו מנגנוני הגנה שהפכו לטבעם השני. לדיבריהם, אנו הופכים למומחים להגן על עצמנו מהאיום הנובע מהלמידה ולכן נשארים עיוורים לבורותנו.
    כשהייתי בשירות סדיר, אסף המג"ד את החיילים באקט של פתיחות וביקש שישאלו באופן חופשי כל שאלה (כוונתו היתה למעשה לשאלות מהתחום המבצעי). אחרי שתיקה ארוכה שאל אחד החיילים את המג"ד שאלה שהטרידה אותו מאוד: האם יש מעילים גדולים באפסנאות. החיילים צחקו ואיתם גם המג"ד. כשהייתי סטודנט למשפטים הגיע אלינו עו"ד ידוע להעביר שיעור בתחום המקרקעין ודיבר על נושא הקרוי "בן ממשיך" במשק חקלאי. אחת הסטודנטיות התעניינה האם הכוונה גם ל"בת ממשיכה" וכולם פרצו בצחוק כולל המרצה. אלה הן דוגמאות לתרבות שאינה סובלנית המדכאת שאילת שאלות. אין שאלות טפשיות יש רק תשובות טפשיות.

  8. התמדה וחשיבה לטווח ארוך -  המבקר והמשורר הבריטי סמואל ג'ונסון אמר פעם: "מעשים גדולים מתבצעים לא באמצעותה של עוצמה, אלא באמצעותה של התמדה". אם למידה אישית כרוכה באי נוחות, על אחת כמה וכמה למידה ארגונית. דרושה סובלנות, ראיה ארוכת טווח והתמדה. אברהם לינקולן, נכשל פעם אחר פעם בנסיונותיו להבחר למשרות ציבוריות רמות, ולבסוף הפך אחד מגדולי נשיאי ארה"ב בכל הזמנים.

  9. הסתגלות לשינויים בסביבה - יש חוקרים הטוענים כי האתגר האמיתי בארגון הוא לא הגברת האפקטיביות של הפעילות הקבועה לנוכח מטרות קבועות, אלא היכולת לעצב מחדש את המטרות עצמן לנוכח השינוי בסביבה שבה פועל הארגון. בהקשר זה מתחדדת ההגדרה של ארגון אפקטיבי כארגון לומד. דוגמא לכך עשויה להיות אימוץ והטמעה של קוד אתי. מגמות החקיקה המתעצמות בנושא זה בישראל, החקיקה האמריקאית הקיימת ופרשות כמו אנרון, רמדיה והסוס הטרויאני - כל אלה מעצימות את הצורך ביצירה והטמעה של קוד אתי.

  10. יצירתיות - "רק דגים מתים שוחים עם הזרם", "אני מעדיף סוסים פראיים מאשר סוסים מתים" - אלה משפטים שמנהלים אוהבים להגיד, אך אבוי לסוס הפראי שידהר לכיוון שונה מכביש הסרגל בו נוסע הארגון. אחד מסימני הבגרות והביטחון העצמי של ארגון ושל מנהלים הוא לתת במה גם ל"סוסים פראיים" מבלי להרגיש מאוימים על ידם.

  11. שיפור מיומנויות - כדי להפיק את מקסימום המידע מבעלי התפקידים השונים בארגון יש לצייד אותם בכלי עבודה מתאימים. לא כל עובד מוכשר להנחות דיון, להדריך קבוצות, למכור או לבצע פרוייקט עומק. יש להכשיר את העובדים והמנהלים לביצוע תפקידם. בהקשר זה אני ממליץ לקרוא את הספר המצויין "עכשיו גלה את חוזקותיך" ניתן גם לעיין בתקציר הספר שנשלח אל מנויי הניוזלטר בחודש פברואר. בנוסף יש לקיים בארגון מנגנונים תומכי למידה כגון: הכשרות מחוץ לארגון, ספריה ארגונית, מחשבים זמינים, קובצי מידע באתר האינטראנט ועוד.

  12. אווירת למידה וסביבת למידה - למידה מושפעת בין השאר מגורמים מצביים וסביבתיים. ארגונים שחבריהם באופן כללי מרוצים יותר הם ארגונים שכיף גם ללמוד בהם. ארגונים רבים משתמשים במילה "משפחה" כדי לתאר את האווירה בארגון. צריך רק לדאוג שאבא'לה ואמא'לה יזכרו את זה, או במילים אחרות: פרגון בארגון.

  13. אחריות -  היכולת של חברי הארגון לקבל על עצמם אחריות גם ללמידה, גם ליישום וגם ללקחים שהופקו מתוצאות היישום, כולל כשלונות. מודל טוב לעניין זה הוא התחקירים המבוצעים בחיל האוויר בתום כל טיסה.

  14. מנהיגות ודוגמא אישית - הספרות המחקרית מאוחדת במסקנה כי דוגמא אישית היא גורם בעל חשיבות מכרעת לביצועים ארגוניים מכל סוג ובכללם גם למידה ארגונית. המנהיגות הנכונה נותנת מקום לכלל העובדים להנהיג. יש חוקרים הטוענים כי על המנהיגות ללמוד בעצמה. מנסיוני כמרצה ישנם מקרים רבים שבהם מנהלים בכירים משתתפים בדקות הראשונות של ההדרכה ומיד מתנצלים בנימוס ויוצאים "לדברים החשובים יותר". המסר הסמוי לשאר חברי הארגון - הלמידה שלכם אינה חשובה כל כך. חוקרים שונים, כמו מוריסון, מדגישים כי אם אין תמיכה מוחלטת של ההנהלה הבכירה בתרבות הלמידה הארגונית, לא יכולה להתרחש למידה ולא יכול להתרחש שינוי. החוקרים לייטווד וסישור הראו, בהקשר של מנהיגות בית ספרית, כי דרכי פעולתו של המנהל מעודדות באופן משמעותי תרבות של למידה ארגונית.

  15. כלי הערכה - כלים מתודולוגיים להערכת ביצועים, הכוללים בין השאר את היכולת לבצע רפלקציה (שיקוף) עצמית וארגונית. גם כאן אין להסתפק במדידה אינטואיטיבית אלא יש להסתייע במומחי הערכה מקצועיים.

  16. תגמולים על למידה - יש ליצור מערכת תגמולים בהתאם לערכי הלמידה הארגונית, למשל: להעניק פרסי הצטיינות לא רק למי שהביא לתוצאה הטובה ביותר אלא גם למי שהשקיע את המאמץ הרב ביותר ולא הצליח. תומס אדיסון מגדולי הממציאים בהיסטוריה, נכשל הרבה יותר פעמים מאשר הצליח.
     
  17. ענייניות - היכולת להתמקד ברלוונטיות של המידע לנושא הנדון מבלי להתחשב במעמד הארגוני של האדם המספק את המידע. במילים אחרות, היכולת לנטרל פוליטיקה ארגונית ואגו. בסיפרו "ג'ק - הדברים החשובים באמת" מספר ג'ק וולץ', מנכ"ל חברת הענק ג'נרל אלקטריק, על מנהל בחברה שהאיר את עיניו בנוגע לאחת האסטרטגיות שהנהיג וולץ'.

  18. ביטחון עצמי ומוטיבציה אישית - מבנה ארגוני שטוח וגמיש מעניק לעובדים את הביטחון העצמי והמוטיבציה להצליח יותר מאשר מבנה היררכי וסמכותי השייך לגישות ניהוליות של אמצע המאה שעברה. המבנה השטוח מבוסס על העצמה והאצלה, על קב' משימה, על ועדות חוצות דרגים.

 

חשוב לציין, כי קיום מנגנוני למידה כשלעצמם אינו מבטיח למידה בפועל, בדיוק כשם שקיומו של מכשיר כושר בבית לא מבטיח ריבועים בבטן. לארגון לומד דרושים מנהיגי הדרכה עם חזון ועם כושר ביצוע.

 

בהצלחה!

 

 

הרצאות וסדנאות בנושא הדרכה, מנהיגות ופרזנטציה ע"י עו"ד אופיר צומן

רוצה לקבל טיפים ומאמרים קצרים נוספים מאת עו"ד אופיר צומן ישירות למייל? הרשם עכשיו לניוזלטר 

 

        

אברהם שמחי 3 רחובות
נייד 054-6536111
משרד 08-9453582
פקס 08-9453603
ofir@ofirtzuman.com