מודל 6 השלבים לפרזנטציה אפקטיבית ודוגמה ליישומו - עוד אופיר צומן

 

 

מודל ששת השלבים לפרזנטציה אפקטיבית ודוגמה ליישומו

 

מאת: עו"ד אופיר צומן, אוקטובר 2012 

 

 

 

הערה חשובה על אתיקה

פרזנטציה היא כלי שכנוע המשתמש באלמנטים רגשיים – פסיכולוגיים כדי להשיג מטרות שהוגדרו מראש. תהליך זה עלול להראות ברגע הראשון כמניפולטיבי ו"חלקלק" המנוגד לבסיס הערכי ו"הנקי ממניפולציות" של האדם ההגון. אפשר להרגע! אם מטרת הפרזנטציה ראויה, והדרך להשגתה אינה שקרית – הפרזנטציה היא לגיטימית בהחלט.
 

הקדמה מושגית קצרה

"פרזנטציה" היא כל צורה של העברת מסר: מילולי, בלתי מילולי, מול אדם אחד, מול קבוצה גדולה, בתקשורת, באחד על אחד, בשיחות שכר עם הבוס, בראיון עבודה, בשיווק עצמי, בגיוס כספים, בניהול ועוד ("קהל" = נמען המסר). 

"פרזנטציה אפקטיבית" היא פרזנטציה שמשיגה באופן אופטימלי מטרות שהוגדרו מראש. לפיכך הפרזנטציה צריכה להיות מתוכננת באופן שיטתי לפי 6 השלבים הבאים:

 

שלב 1 – מטרות
את המטרות מגדירים מראש ובכתב בסדר הבא: 

א.   התנהגות - איזו התנהגות אני רוצה שהקהל יבצע. זוהי המטרה האולטימטיבית (למשל: שהמראיין יקבל אותי לעבודה, שהבוס יעלה את משכורתי החודשית, או שהמנהלים שלי היושבים בקהל יתנו לי חופש פעולה מלא בפרוייקט שכרגע הצגתי להם).  

ב.   עמדה - איזו עמדה אני רוצה לגבש או לשנות אצל הקהל כדי להגדיל את ההסתברות שתתבצע ההתנהגות הנ"ל (למשל: עמדה שארצה שתתגבש אצל המראיין בראיון עבודה היא עמדה לפיה אני מתאים לעבודה מבחינת הקריטריונים האובייקטיביים וגם שאני יותר מתאים מאחרים שרואיינו לעבודה הזו). העמדה צריכה להיות "צרובה בתודעה" של הקהל גם אחרי הפרזנטציה, לפיכך בזמן הפרזנטציה אני משאיר לקהל חומר לגיבוי המסר שהעברתי בזמן הפרזנטציה (למשל למראיין רצוי להשאיר: טלפונים של ממליצים, חומר כתוב, הפניה לחומרים באינטרנט ועוד). 

ג.   הרגשה - איזו הרגשה אני רוצה לתת לקהל בזמן הפרזנטציה כדי להגדיל את ההסתברות שהקהל יגבש את העמדה הנ"ל (למשל: הרגשה שארצה לתת למראיין בראיון עבודה היא הרגשה שהוא צריך אותי, כי אני עונה היטב לקריטריונים, וגם שהוא רוצה אותי, כי הכימיה ביננו בזמן הראיון היתה הכי טובה מהכימיה שהיתה לו עם כל שאר המרואיינים).
ההרגשה שנתתי לקהל + החומר שהשארתי לקהל לצורך המשכיות ההרגשה, הם מה שיוצר את העמדה (שהיא למעשה הרגשה שנשארת בתודעת הקהל לאורך זמן, והופכת לתובנה שיש לה גם מרכיבים רגשיים וגם מרכיבים רציונליים).
בנוסף להרגשה הקשורה לתוכן המסר (למשל: שאני מתאים לתפקיד + יותר מתאים לתפקיד מהאחרים) חשוב שאתן לקהל גם את ההרגשה שכדאי לו להשתמש בחומר הכתוב שהכנתי (למשל להגיד למראיין: "כדאי לך לדבר עם הממליצים האלה, אני עובד איתם כבר הרבה שנים והם מכירים אותי היטב").
 

ד.  מידע - מה אני רוצה שהקהל יידע, כדי להגדיל את ההסתברות שהקהל ירגיש את ההרגשה הנ"ל (למשל בראיון עבודה אדבר עם המראיין בשלב הראשון על הקריטריונים לתפקיד, ועל איך קורות החיים שלי בדיוק מתאימים לקריטריונים האלה. ככה הוא ירגיש שאני מתאים לתפקיד. בשלב השני אפרט כמה יתרונות יחסיים שיש לי. ככה הוא ירגיש שאני יותר מתאים לתפקיד ממועמדים אחרים).

 

שלב 2 - תועלות
הקהל הוא למעשה ה"לקוח" שלנו. המטרות שהגדרנו למעלה לא תמיד חופפות את צרכיו. לכן בשלב זה צריך להכנס לנעליים של הלקוח ולחשוב מה הוא היה רוצה לקבל מהפרזנטציה שלי. יש שני סוגי תועלות: 

א.  תועלות ישירות - לתת לקהל ערך מוסף כלשהו: תובנות חדשות, כלים חדשים, מידע חדש וכו'. הדבר מצריך היכרות מוקדמת עם הקהל כדי לדעת מראש מה הוא צריך. 

ב.  תועלות עקיפות -  יצירת חוויית אינטראקציה עם הקהל ע"י סיפורים, הומור, דיאלוג עם הקהל, הקשבה ועוד. כימיה עם הקהל חשובה לא פחות (ולפעמים אף יותר) מהערך המוסף התוכני שבתועלות הישירות.

 

שלב 3 - סדר
בשלב זה מארגנים את המסרים בפרזנטציה לפי התבנית המשולשת המסודרת הבאה:  

א.  פתיחה – הפתיחה היא הרושם הראשוני, וחשוב שהיא תיעשה היטב. לפתיחה יש שני חלקים:
- קשר פתיחה - יצירת כימיה עם הקהל ויצירת עיניין.
- תוכן פתיחה – כל הדברים הרגילים בפתיחה (הצגה עצמית, הצגת הנושא, הצגת ראשי הפרקים...).
 

ב.  גוף -  זהו תוכן המסר, והוא צריך להיות מחולק לראשי פרקים מובחנים וברורים:
ראש פרק 1
ראש פרק 2
ראש פרק 3
 

ג.   סיום – הסיום הוא תמונת מראה של הפתיחה, והוא הרושם האחרון מהפרזנטציה, לכן חשוב שהוא ייעשה היטב. לסיום יש שני חלקים:
- תוכן סיום – כל הדברים הרגילים בסיום (סיכום, שאלות, קריאה לפעולה...).
- קשר סיום – הידוק הכימיה עם הקהל ויצירת עיניין.


שלב 4 - מימד ויזואלי

מסר ויזואלי משפיע מאוד על התודעה, הרבה יותר ממסר מילולי.  

א.  תמונות וסרטים - כידוע, תמונה שווה אלף מילים וסרט שווה אלף תמונות. להשתמש בהם כמה שיותר. 

ב.  שפת גוף -  שפת הגוף מדגישה וממחישה את המסר המילולי, וחשוב להתאמן עליה ולשלוט בה היטב. ארבעת החלקים הרלוונטיים ביותר לשפת הגוף עונים לראשי התיבות עשי"ר – עיניים, שפתיים, ידיים, רגליים. 

 

שלב 5 - רגש
מסרים נכנסים אל הלב לפני שהם נכנסים לראש, לכן חשוב לוודא שלפחות חלק מהמסרים פונים לרגש. 

א.  קשר עין – חשוב ליצור קשר עין גם עם היושבים מימין ומשמאל ולא להתקע בתוך ה"משפך" של האמצע.

ב.  התלהבות -  מדביקה את הקהל. חשוב מאוד לבנות מצב רוח טוב והתלהבות עוד לפני הפרזנטציה.

 

שלב 6 - התכוננות

א.  התכוננות ב"יבש" – בשלב זה מוודאים ששלבים 1-5 הנ"ל בוצעו כראוי. אלה הם השלבים החשיבתיים: הגדרת המטרות, השגת מידע על התועלות לקהל, בניית המסר המילולי והכנת העזרים (מצגת וכו'). 

ב.  התכוננות ב"רטוב" – בשלב הזה בודקים איך כל האופרציה עובדת. לחלק זה שלושה מרכיבים:
- סימולציות יום לפני הפרזנטציה (אם הפרזנטציה בעמידה, גם הסימולציות בעמידה).
- חזרה על המסר המילולי, לפחות של הפתיחה, בדרך למקום הפרזנטציה (בנסיעה למשל).
- חימום (חזרה על הפתיחה כמה דקות לפני שמתחילה הפרזנטציה לצורך שטף והפחתת פחד קהל).



 

דוגמה מפורטת ליישום מודל 6 השלבים

הסיטואציה

פרזנטציה פרונטלית לגיוס כספים מתורמים אמידים המבקרים בעמותה למען בני נוער בעיירת פריפריה בישראל.

ניתן להכין פרזנטציה לפי אותם שלבים גם לצורך סיטואציות אחרות ומגוונות לדוגמה: הרצאה, הופעה בתקשורת, ראיון עבודה, שיחת שכר עם הבוס, מכתבי בקשה שונים, משא ומתן, כתיבת מאמר ועוד.

 

שלב 1 – מטרות

א.  התנהגות - אני מעוניין בקבלת תרומה על המקום או לפחות חתימה על הצהרה לפיה ברצונם לתרום. 

ב.  עמדה – אני מעוניין שהם ישַמרו לאורך זמן (גם אחרי הביקור) את ההבנה שפעילות העמותה היא חשובה מאוד, שהתרומה שלהם היא חיונית לפעילות העמותה, ושמכל הגופים שאפשר לתרום להם, בעמותה שלנו תרומתם תהיה המשמעותית ביותר - גם לבני הנוער שמקבלים את שירותי העמותה, וגם להם כתורמים. 

ג.   הרגשה – אני מעוניין שהם ירגישו עד כמה פעילות העמותה חשובה, שהם ירגישו עד כמה תרומתם היא חיונית לפעילות העמותה, ושהם ירגישו שהתרומה דווקא לעמותה שלנו היא הפעולה שתצמיח הכי הרבה תועלת פרקטית לבני הנוער בעמותה והכי הרבה משמעות רגשית להם כתורמים. 

ד.  מידע – אני אמחיש להם עד כמה פעילות העמותה חשובה, אמחיש להם באיזה אופן תעזור תרומתם לפעילות העמותה, ואמחיש להם עד כמה תהיה גדולה התועלת שבתרומה דווקא לעמותה שלנו ביחס לתרומה לגופים אחרים.

 

שלב 2 - תועלות

א.  ישירות – צריך להכנס לנעליים של התורמים. יש מיליון מטרות מוצדקות לתרומה, למה לתרום דווקא לילדי העיירה? כי ילדי העיירה הם חלשים X 3: גם ילדים, גם בפריפריה וגם עולים חדשים. בנוסף יש להם המון מוטיבציה להתקדם ופוטנציאל שיקום מצויין. התורם עכשיו יודע שהתרומה שלו שווה פי 3 ומרגיש גאה בה. זו התועלת עבורו. 

ב.  עקיפות - הפרזנטציה צריכה להיות באווירה נעימה עבור התורם: הומור, עניין, ישיבה נעימה, טמפ' נעימה, לא ארוכה מדי  וכו'.

 

שלב 3 - סדר

א.  פתיחה
- קשר פתיחה - סיפור מעניין על ילד ששינה את החיים שלו בגלל תרומה.
- תוכן פתיחה – הצגה עצמית, הצגת המקום וכו'.

 

ב.  גוף
ראש פרק 1 - כמה מילים על החיים בעיירה עבור הילדים.
ראש פרק 2 - כמה מילים על פעילות העמותה למען הילדים.
ראש פרק 3 - כמה מילים על השינוי שעברו הילדים בעקבות פעילות העמותה.

 

ג.   סיום
- תוכן סיום – סיכום, תודות וכו'...
- קשר סיום - פגישה מפתיעה ומרגשת עם הילד מסיפור הפתיחה.

 

שלב 4 - מימד ויזואלי

א.  שפת גוף - אנרגיות טובות, התלהבות, חיוך. 

ב.  תמונות וסרטים – הצגת תמונות וסרטים שימחישו את התכנים שבראשי הפרקים הנ"ל. אפשר לקחת את התורמים לסיור במתקני העמותה ואף בעיירה.


שלב 5 - רגש
המפגש עם הילדים, הסרטים, ההתלהבות של הדוברים, קשר עין עם כל התורמים, הצגת המשמעות של העזרה לילדים, לקהילה, למדינה, מסרים על ציונות, חלוציות, הגשמת החזון של בן גוריון ועוד.

 

שלב 6 - התכוננות

א.  התכוננות ב"יבש" – וידוא ביצוע שלבים 1-5 הנ"ל.  

ב.  התכוננות ב"רטוב" – סימולציות, חזרה על המסר המילולי וחימום מספר דק' לפני תחילת הפרזנטציה.

 

 

 

הרצאות וסדנאות בנושא הדרכה ופרזנטציה ע"י עו"ד אופיר צומן


רוצה לקבל טיפים ומאמרים קצרים נוספים מאת עו"ד אופיר צומן ישירות למייל? הרשם עכשיו לניוזלטר 

        

אברהם שמחי 3 רחובות
נייד 054-6536111
משרד 08-9453582
פקס 08-9453603
ofir@ofirtzuman.com