במאי 2023 נסעתי לבאר שבע להרצאת פרזנטציה בפני קבוצת מנהלים בקבוצת ICL.
בדרך היתה לי חניית-ביניים לצורך סידורים, והשארתי את תיק העבודה שלי בתא המטען.
כשחזרתי לאוטו ניסיתי לפתוח את תא המטען ולקחת את התיק, אבל הוא לא נפתח לי.
הלפ-טופ עם המצגת להרצאה היה בתיק בבגאז' הנעול. מה עושים? נכנסתי לנוהל חירום:
דפדפתי בספר הרכב, צפיתי בסרטי הדרכה ביוטיוב, צלצלתי לחבר שמבין באוטואים ...
גיליתי את הכבל הידני שפותח ת'בגאז' מבפנים כשהמנגנון האלקטרוני תקול. משכתי. לא נפתח.
התקשרתי למוסך שלי. יעצו לי להפעיל לחץ חזק על דלת תא המטען כדי לשחרר אותה.
במשך 10 דקות רצתי מאחורה לכיוון האוטו, קפצתי גבוה ונפלתי על מכסה הבגאז'. לא נפתח.
התקשרתי למוסך יונדאי בב"ש, הסברתי את מצב החירום וביקשתי תור דחוף. הם היו מלאים.
נאלצתי להרצות בלי המצגת. זה היה מעולה. למעשה זאת היתה אחת ההרצאות הכי טובות שלי!!!
זכורים לי לפחות עוד 2-3 מקרים בעבר, שבהם בגלל תקלה טכנית לא יכולתי להשתמש במצגת.
בכולם ההרצאה ללא מצגת עברה פשוט מצויין. במובן מסויים, אפילו יותר טוב מאשר עם מצגת.
אז למה בכלל צריכים מצגת?
10 טעויות נפוצות בשימוש במצגות, והסבר איך להימנע מהן
לאחר 30 שנות ניסיון בפרזנטציה אוכל לומר בביטחון רב שמצגות הן לגמרי Over Rated.
אם "פרזנטציה" היא כל צורה של העברת מסר מול קהל (מאדם בודד ועד קבוצה גדולה),
הרי ש"מצגת" היא בסך הכל עזר טכני המסייע למרצה בביצוע הדבר האמיתי - הפרזנטציה.
"פרזנטציה" היא המכלול, האירוע השלם, התזמורת כולה. המצגת היא רק כלי אחד בתזמורת.
פרזנטרים רבים מבלבלים בטעות בין המטרה (פרזנטציה) לבין האמצעי הטכני (מצגת).
מכיוון שאתם אחים, ואני רגיש למשפחה, לא יכולתי לתת לכם ליפול על שטויות בפרזנטציה.
אז הנה כמה טעויות נפוצות מאוד בשימוש במצגות, עם הסבר קצר איך להימנע מהן -
טעות מס' 1 - שקופיות או לא להיות
ברירת המחדל האינסטינקטיבית של רוב האנשים היא לעשות פרזנטציה עם מצגת.
כמו ש"אין חגיגה בלי עוגה", אנשים לא מצליחים לדמיין פרזנטציה בלי מצגת שקופיות.
אבל העיקר בפרזנטציה הוא הקשר בין הפרזנטר לקהל. המצגת היא רק עזר טכני.
לכן ההצדקה היחידה לשימוש במצגת היא המחשה ויזואלית של מסרים מילוליים:
תמונות, סרטים, תרשימים. זהו. בשביל מילים לא צריך מצגת. פשוט תעמוד ותדבר.
משום מה הגולם קם על יוצרו - הפרזנטר הפך עזר של הכוכבת המרכזית: המצגת.
ברירת המחדל צריכה להיות הפוכה מהאינסטינקט הרווח - פרזנטציה ללא מצגת.
טעות מס' 2 - פתיחת קרש
רוב האנשים, בלי כוונה, מזלזלים מאוד בשקופית הפתיחה של המצגת שלהם.
הם כותבים עליה את הנושא, את שמם, ולעיתים מוסיפים איזה איור כללי בשביל הצבע.
לשקופית פתיחה (כמו לכל פתיחת פרזנטציה) יש חשיבות וכוח מיוחדים, משתי סיבות:
ראשית - היא מהווה "כותרת" הממסגרת בתודעת הקהל את המסר המרכזי בפרזנטציה.
שנית - הקהל חשוף אליה זמן ארוך במיוחד - מרגע כניסתו לחדר ועד תחילת הפרזנטציה.
במילים אחרות, לשקופית הפתיחה יש כוח השפעה משמעותי מאוד על הקהל.
חשוב לנצל כוח זה ע"י כותרת מילולית המבטאת באופן חד וברור את המסר המרכזי,
ואפילו יותר חשוב - תמונה מוקפדת הממחישה ויזואלית את המסר המרכזי המילולי.
טעות מס' 3 - מֶלֶלָנוֹמָה ממאירה
זוהי כנראה המגיפה הנפוצה ביותר בעולם המצגות: עודף שקופיות ועודף מלל בכל שקופית.
אנשים לא רוצים לוותר על שום פריט תוכן ולא לשכוח אף מילה, ולכן דוחסים ה-כ-ל למצגת.
התוצאה: נאום פידל קאסטרו - הטבעת הקהל בים פרטים מצ'עממים, שלא לומר אכילת ראש.
צריכת מידע דומה לצריכת מזון. בשני המקרים צריך הצרכן זמן לעבד ולעכל, אחרת הוא נחנק.
בנוגע למספר שקופיות במצגת, כלל האצבע הוא 1:3, כלומר שקופית אחת לכל שלוש דקות.
כשמדובר במצגת תמונות ללא מלל, היחס יכול להיות 1:1, כלומר שקופית אחת לכל דקה.
בנוגע לכמות המלל הנכונה על כל שקופית, כלל האצבע המרכזי הוא - כמה שפחות מלל.
- מילה קצרה ככותרת על כל שקופית לרוב מספיקה, כשמתחתיה תמונה גדולה ממחישה.
- אין צורך לכתוב על השקופית כל מה שאומרים בעל פה (למשל: הצגה עצמית או סיפור).
- אין צורך לשים על השקופית תאריך או סרגל התקדמות. זה מיותר ומעמיס שלא לצורך.
- יש להתמקד במסר המרכזי בלבד, ללא ההקדמות והתוספות מסביב. דוגמה לאכילת ראש:
"המסקנה שאליה הגענו במחקר המקיף שעשינו היא שיש גידול במכירות וזה מאוד משמח".
דוגמה טובה: "גידול במכירות". זה המסר המרכזי. את כל השאר - תגיד בעל פה.
טעות מס' 4 - אֶסְתֶטִיקָאלְט
רבים נוטים לאסתטיקת-יתר של מצגות על חשבון מה שחשוב באמת בעיצוב מצגת - הפשטות.
הם שולחים את המצגת לעיצוב גרפי יקר, משתמשים בתוכנות הצגה מתוחכמות ומתקדמות,
משבצים אנימציות אמנותיות במעבר בין השקופיות ובהצגת האובייקטים על כל שקופית.
יש כאן בזבוז משווע של כסף, זמן ואנרגיה. זה כמו לשכור אדריכל לעיצוב סככת המכוניות.
אסתטיקה בסיסית היא בהחלט חשובה. "בית המזוזה" משפיע על התודעה יותר מה"קלף".
הכוונה באסתטיקת-יתר היא הפיכת המצגת למוצג אומנותי-מוזיאוני במקום כלי להעברת מסר.
מצגת כזו דומה למרצה יפיוף באוניברסיטה שאתה בתכל'ס לא לומד ממנו כלום.
אין צורך בשום אנימציות - לא בין השקופיות ולא של האובייקטים בתוך כל שקופית.
מצגת אפקטיבית מקיימת את כלל ה - K.I.S.S: Keep It Simple, Stupid.
טעות מס' 5 - תסמונת טפט
רוב הפרזנטרים נוטים להציג על השקופית בבת אחת את כל האובייקטים הכלולים בה.
מילים, תמונות, טבלאות - הכל מופיע מול הקהל בו זמנית כמו טפט אמנותי המודבק על הקיר.
הקהל אמור להבין בעצמו: את הסדר לפיו יש להביט באובייקטים ואת משמעות כל אחד מהם,
וכל זה תחת לחץ להספיק לעשות את זה במהירות, לפני שהפרזנטר יעבור לשקופית הבאה.
העומס הקוגניטיבי המוגזם המוטל כאן על הקהל, גורם לו סתם לבהות בשקופית מבולבל.
הפתרון הוא להציג את האובייקטים בשקופית בשיטת "הפרד ומשול".
אני מכנה את זה שיטת אס"ד - אובייקט, סיבוב, דיבור. כלומר: מציגים אובייקט אחד בלבד
(מסתכלים אחורה על המצגת לוודא שהוא מוצג), מסתובבים לקהל, ואז מסבירים על האובייקט.
כנ"ל עם שאר האובייקטים. הקהל מתעלם מאובייקטים שהוצגו קודם ומרוכז רק באובייקט הנוכחי.
טעות מס' 6 - טמבור ועָם הארץ
פרזנטרים רבים מתייחסים למצגת כמוצג בתערוכה שיש לקשט עם מניפת הצבעים של טמבור.
זה שקיימים המון צבעים לא אומר שצריך להשתמש בכולם, בטח לא בחלשים ובדהויים שבהם.
צבעים רבים מדי יוצרים בלבול בעין. צבעים חלשים או דומים זה לזה מקשים על זיהוי האובייקט.
רקע תכלת עם אובייקטים בחמישים גוונים של כחול ייראה לקהל כמו תמונה מטושטשת של ים.
המצגת היא אמצעי להעברת מסר בפשטות, חדות ובהירות. לא להמחשת ביצועים אמנותיים.
כלל האצבע לעיצוב שקופית הוא מקסימום 3-4 צבעים חזקים ומנוגדים זה לזה, למשל:
רקע לבן ועליו אובייקטים בצבע כחול כהה ו\או אדום כהה.
טעות מס' 7 - רואים רחוק רואים צפוף
פרזנטרים רבים לקחו את הביטוי "תמונה שווה אלף מילים" רחוק מדי: הם משתמשים בתמונות
במקום שלא צריך תמונות, ובמקום שכן צריך, הם משתמשים בתמונות שגויות או רבות מדי.
תמונות מסוג "איש פלסטלינה לבן ליד סימן שאלה אדום" מוציאות אותך זקן וחסר שיק מינימלי.
לתמונות עם כיתוב של המסר המרכזי אין אפקט ממחיש של תמונה אלא של סתם עוד טקסט.
במקום תמונה עם כיתוב "nothing is impossible" שים תמונת אתלט פראלימפי עם כיתוב ידני.
טעות נפוצה נוספת היא עודף תמונות מאותו סוג בשקופית אחת. זה קורה כשהפרזנטר מוצא
כמה תמונות ממחישות טובות לאותו מסר, אבל לא רוצה לוותר על אף אחת מהן.
התוצאה: "קניבליזציה" - הקשב של הקהל מתפזר בין כמה תמונות במקום להתמקד באחת.
כלל האצבע כאן הוא תמונה ממחישה גדולה אחת בלבד בכל שקופית.
המבחן לתמונה טובה הוא שלא צריך להסביר אותה. הקהל מבין אותה תוך שניה.
התמונה המוכרת של החתול שמסתכל במראה ורואה אריה היא תמונה כזאת.
כך גם תמונת הכיף-אגרוף (fist-bump) של הנשיא אובמה עם פועל הניקיון בבית הלבן.
טעות מס' 8 - קטגוריית הסרט הזר
לא מעט אנשים מציגים בזמן הפרזנטציה סרטונים מתוך היוטיוב. ביג מיסטייק!!
בכך הם חושפים עצמם שלא לצורך לכל התקלות האפשריות בפרוטוקול חוק מרפי:
בעיה ברשת האלחוטית באולם עלולה למנוע מהם להגיע ליוטיוב ולהשתמש בסרטון.
וגם אם יגיעו לסרטון ביוטיוב, הם ייאלצו להמתין לסיום הפרסומות.
הם ייאלצו להקרין את הסרטון הבלתי ערוך כמו שהוא, או לדלג באופן מגושם בין מקטעים.
הסרטונים לרוב גם אינם מתורגמים, כך שחלק מהקהל עלול שלא להבין אותם.
הדרך הנכונה להקרין סרטונים: להוריד אותם מראש למחשב הנייד, לערוך ולתרגם אותם,
לשמור אותם במחשב, ולהקרין אותם בתוך השקופית או כהיפרלינק לקובץ הסרט במחשב.
טעות מס' 9 - גוֹפָן בָּלָגָן
מצגות של פרזנטרים רבים הן ביטוי "רוֹרְשָכִי" לאישיותם הבלתי מסודרת והבלתי מאורגנת:
היעדר מספור של סעיפים; גופנים מסוגים, צבעים וגדלים שונים; חוסר אחידות בהדגשות; וכו'.
זה נראה ילדותי ובלתי אכפתי מצד הפרזנטר, ועלול לגרום לקהל לאבד בו אמון כבר בפתיחה.
זוכרים את המרצים הלא מסודרים באוניברסיטה? זה הרגיש כאילו הם מנסים להכשיל בכוונה.
במצגת חייב להיות סדר שוויצרי - מספור סעיפים ראשיים וסעיפי משנה. מספרים, לא תבליטים
(מעניק לקהל תחושת כמות ותחושת התקדמות בפרזנטציה, ומקל עליו את ההבנה והביטחון);
גרפיקה אחידה של גופנים, צבעים והדגשות (מעניק "ניקיון" ויזואלי המקל על עיבוד קוגניטיבי);
סוג וגודל הגופן חייבים להיות קריאים גם מרחוק (אריאל בגודל 24 לפחות עושה את העבודה).
טעות מס' 10 - לא עושים חשבון
טעות נפוצה ובעייתית במיוחד של פרזנטרים היא הצגה סתמית של נתונים מספריים.
וויזואלית - הם מציגים לקהל מיליוני מספרים בגופן קטנטן בתוך טבלאות בלתי נגמרות.
הקהל הולך לאיבוד ומתחיל לגלגל בראש את סצנת המספרים הירוקים מהסרט "מטריקס".
מהותית - הם מציגים לקהל את המספרים כשהם לעצמם, ללא כל הסבר על משמעותם.
הצגה כזאת היא בלתי אפקטיבית בהגדרה. היא גם מרדימה וגם לא מאפשרת למידה.
הנה כמה כללי אצבע לשיפור הצגת מספרים:
הצגת מספר בתרשים ויזואלי ממחישה טוב יותר את גודל המספר ביחס לסתם ספרות.
הצגת מספר בהשוואה למספר אחר ממחישה את הפער ביניהם ומובילה לדיון מהותי.
והחשוב ביותר - הסבר על משמעות המספרים (ההקשר, הפער ביניהם, המגמה ...)
מאפשר לקהל להבין את המסקנה הנלמדת מהמספר: מה עושים עם הנתון הזה.
קחו לדוגמה את המספר - 23 מיליון ₪, המשקף את מכירות החברה במאי השנה.
זה מספר טוב? זה מספר רע? מה לעזאזל אני אמור לעשות תכל'ס עם המספר הזה?
אם באפריל היו המכירות 16 מיליון ₪ ובמאי אשתקד 13 מיליון ₪ - 23 מיליון ₪ נראה טוב.
אבל אם לאחרונה רכשנו חברת-בת רווחית, ובתקציב שתוכנן לשנה הנוכחית החברה ציפתה
למכירות של 45 מיליון ₪ - 23 מיליון ₪ זה חצי מהתכנון. זה גרוע ומצריך שינוי משמעותי.
ההשוואה למספרים אחרים והסבר המשמעות שינו לחלוטין את המסקנה האופרטיבית.
*
אגב, את כל ההסבר הזה עשיתי בלי מצגת...